Tipos de licencias SAP por usuarios: Una guía completa para administradores de SAP

En el complejo mundo de las licencias SAP, es esencial comprender la naturaleza y gestión de estos activos desde una perspectiva práctica, especialmente para los administradores de SAP.

Este artículo abordará los fundamentos de las licencias SAP, las auditorías a las que las organizaciones se someten y cómo optimizar el licenciamiento para superar con éxito las revisiones anuales y que deben realizarse por los administradores de SAP BASIS..

Fundamentos de la Licencia SAP

Tipos de Licencias de Usuario en Detalle

En el complejo panorama del licenciamiento SAP, es esencial comprender a fondo los diferentes tipos de licencias de usuario, ya que representan el componente principal en términos de costos.

A continuación, detallamos cada una de estas licencias:

1. Developer User

• Descripción: Esta licencia está destinada a desarrolladores que trabajan en la creación y personalización de soluciones SAP.
• Capacidades Asociadas: Acceso completo a todas las funcionalidades para el desarrollo y la adaptación de soluciones.

2. Professional User

• Descripción: Considerada una de las licencias más costosas, está diseñada para usuarios profesionales que requieren un acceso completo y extenso a las funcionalidades de SAP.
• Capacidades Asociadas: Acceso completo a todas las funcionalidades de SAP, ideal para usuarios que necesitan un amplio rango de operaciones.

3. Limited Professional User

• Descripción: Una alternativa más económica que la Professional User, ofrece un conjunto limitado de funcionalidades.
• Capacidades Asociadas: Acceso a un conjunto específico y limitado de funciones de SAP, adecuado para usuarios que no requieren un acceso completo.

4. Employee User

• Descripción: Licencia destinada a empleados que necesitan acceder a funciones específicas de SAP para llevar a cabo tareas laborales.
• Capacidades Asociadas: Acceso a funciones específicas necesarias para realizar tareas laborales.

5. Employee Self-Service (ESS) User

• Descripción: Diseñada para empleados que solo necesitan acceder a ciertas funciones de autoservicio dentro de SAP.
• Capacidades Asociadas: Acceso a funciones de autoservicio, permitiendo a los empleados gestionar sus propios datos.

6. Worker User

• Descripción: Una licencia menos común, dirigida a trabajadores específicos que realizan tareas especializadas.
• Capacidades Asociadas: Acceso a funciones específicas relacionadas con tareas especializadas.

7. Logistics User

• Descripción: Licencia destinada a usuarios involucrados en procesos logísticos dentro de SAP.
• Capacidades Asociadas: Acceso a funciones específicas relacionadas con la gestión logística.

8. Manager Self-Service (MSS) User

• Descripción: Diseñada para gerentes y supervisores que requieren acceso a funciones específicas de autoservicio relacionadas con la gestión de personal.
• Capacidades Asociadas: Acceso a funciones de autoservicio centradas en la gestión de personal.

Comprender las características y capacidades asociadas con cada tipo de licencia es fundamental para tomar decisiones informadas sobre el licenciamiento SAP, optimizando los costos y garantizando el acceso adecuado a las funcionalidades necesarias para cada usuario.

Licencias de Motor y Paquete

Además de las licencias de usuario, los clientes deben adquirir licencias de motor (Engine) o de paquete (Package) para varios módulos SAP. Las métricas para calcular el uso de cada producto dependerán del tipo de Engine o Package utilizado.

También se deben considerar las licencias de bases de datos, siendo SAP HANA la opción preferida en la actualidad.

Auditorías de Licencia SAP

Al formalizar un contrato con SAP, las organizaciones aceptan auditorías anuales para verificar el uso de las licencias. La revisión se lleva a cabo mediante herramientas como la transacción USMM y la License Administration Workbench (LAW).

SAP puede realizar auditorías más profundas en casos de sospechas de violación de licencia, especialmente en el Acceso Indirecto.

Optimización de la Licencia SAP

A menudo, las empresas no tienen mecanismos precisos para determinar cuántas licencias se utilizan y son necesarias, lo que puede llevar a sobrelicenciamiento.

La optimización implica adquirir licencias menos costosas, asignar la licencia óptima a cada usuario, contratar el volumen estrictamente necesario y gestionar adecuadamente los periodos de inactividad.

Cómo Medir las Licencias SAP

La medición de licencias SAP se realiza con la transacción USMM, clasificando manualmente a los usuarios en base a roles y transacciones. La transacción SUIM también puede ser útil para organizar usuarios por departamento. Es crucial entender estos procesos para evitar warnings durante la auditoría y asegurar una transferencia precisa de datos a SAP.

Video - How to calculate my user SAP User License

Video - sap license audit compliance tool tips - Classify User license type by TCode | Transaction

En resumen, comprender los tipos de licencias SAP, enfrentar las auditorías con preparación y optimizar el licenciamiento son pasos cruciales para los administradores de SAP. Este conocimiento garantiza una gestión eficiente de los recursos y el éxito en las revisiones anuales de licencias.