Tipos de licencias SAP por usuarios: Una guía completa para administradores de SAP
Las licencias SAP determinan que funcionalidades puede usar cada usuario en el sistema. Entender los tipos de licencia es fundamental para optimizar costes y superar las auditorias anuales que SAP realiza a todas las organizaciones.
Tipos de licencias de usuario SAP
SAP clasifica las licencias de usuario segun el nivel de acceso y funcionalidad. De mayor a menor coste:
| Tipo de Licencia | Acceso | Uso tipico | Coste relativo |
|---|---|---|---|
| Developer User | Completo + desarrollo | Programadores ABAP, consultores tecnicos | Alto |
| Professional User | Completo | Usuarios clave, key users, consultores funcionales | Alto |
| Limited Professional | Limitado | Usuarios con acceso a modulos especificos | Medio-Alto |
| Employee User | Funciones especificas | Empleados operativos | Medio |
| ESS User | Solo autoservicio | Empleados para ver nominas, vacaciones | Bajo |
| MSS User | Autoservicio gerencial | Managers para aprobar, gestionar equipos | Bajo |
| Logistics User | Funciones logisticas | Almaceneros, operarios de planta | Bajo |
| Worker User | Tareas especializadas | Operarios con funciones muy limitadas | Muy bajo |
Transacciones para gestion de licencias
| Transaccion | Descripcion |
|---|---|
USMM | Medicion de licencias - clasificar usuarios por tipo |
SLAW | License Administration Workbench |
SLICENSE | Administracion de licencias del sistema |
SUIM | Sistema de informacion de usuarios |
SU01 | Mantenimiento de usuarios |
SM04 | Ver usuarios conectados |
AL08 | Usuarios conectados en todos los servidores |
STAD | Estadisticas de uso por usuario |
Licencias de motor y paquete
Ademas de las licencias de usuario, las organizaciones necesitan:
- Licencias Engine: Para funcionalidades especificas como SAP HANA, SAP BW, SAP Portal
- Licencias Package: Para modulos completos (FI, CO, MM, SD, HR...)
- Licencias de base de datos: SAP HANA, Oracle, SQL Server, DB2
Las metricas de calculo varian segun el producto: numero de usuarios, documentos procesados, registros de empleados, etc.
Medir licencias con USMM
La transaccion USMM es la herramienta principal para medir y clasificar licencias:
- Ejecuta
USMM - Selecciona "Consolidacion de sistemas"
- Clasifica cada usuario segun su tipo de licencia
- Revisa usuarios sin clasificar (aparecen como warnings)
- Genera el informe LAW para enviar a SAP
Criterios de clasificacion
Para clasificar correctamente un usuario, analiza:
- Roles asignados: Revisa en SU01 los roles del usuario
- Transacciones ejecutadas: Consulta STAD o ST03N
- Frecuencia de uso: Usuarios inactivos pueden reclasificarse
- Departamento: Usa SUIM para agrupar por area funcional
Auditorias de licencia SAP
SAP realiza auditorias anuales obligatorias. El proceso tipico es:
- SAP solicita el informe LAW
- El administrador genera los datos con USMM/SLAW
- Se envia el fichero a SAP
- SAP compara con las licencias contratadas
- Si hay exceso, se negocian licencias adicionales
Acceso indirecto
El acceso indirecto ocurre cuando sistemas externos (web, apps, integraciones) acceden a datos SAP. Es un area de riesgo en auditorias porque puede requerir licencias adicionales aunque los usuarios no accedan directamente a SAP GUI.
Optimizar costes de licencias
| Accion | Beneficio |
|---|---|
| Reclasificar usuarios a licencias menores | Reducir coste por usuario |
| Identificar usuarios inactivos | Eliminar licencias innecesarias |
| Consolidar usuarios duplicados | Evitar doble licenciamiento |
| Revisar acceso indirecto | Evitar sorpresas en auditorias |
| Usar ESS/MSS donde sea posible | Licencias mas economicas |
Identificar usuarios inactivos
-- Usuarios sin login en 90 dias (tabla USR02)
SELECT BNAME, TRDAT
FROM USR02
WHERE TRDAT < ADD_DAYS(CURRENT_DATE, -90)
ORDER BY TRDAT;Videos relacionados
Preguntas frecuentes
Cual es la diferencia entre Professional y Limited Professional?
La licencia Professional da acceso completo a todas las funcionalidades de SAP. Limited Professional restringe el acceso a un conjunto especifico de modulos o funciones, lo que reduce significativamente el coste pero limita lo que el usuario puede hacer.
Como se miden las licencias en SAP?
Las licencias se miden con la transaccion USMM que analiza los usuarios del sistema y permite clasificarlos segun su tipo de licencia. El resultado se exporta mediante LAW (License Administration Workbench) para enviarlo a SAP en las auditorias anuales.
Que pasa si tengo mas usuarios que licencias?
SAP detectara el exceso en la auditoria anual y requerira que adquieras licencias adicionales, normalmente con efecto retroactivo. Es importante mantener el inventario de licencias actualizado para evitar costes inesperados.
Que es el acceso indirecto en licencias SAP?
El acceso indirecto ocurre cuando usuarios o sistemas externos acceden a datos SAP sin usar SAP GUI, por ejemplo mediante APIs, portales web o integraciones. Puede requerir licencias adicionales y es un area de riesgo comun en auditorias.
Con que frecuencia audita SAP las licencias?
SAP realiza auditorias anuales obligatorias como parte del contrato de mantenimiento. Ademas, puede realizar auditorias extraordinarias si sospecha de incumplimiento, especialmente relacionado con acceso indirecto o uso no autorizado.